Les fonctionnalités clés que doit posséder votre logiciel de gestion

Nous ne pouvons pas le nier, certaines tâches professionnelles sont complexes, contraignantes et chronophages. Cependant, afin de se démarquer de la concurrence et développer son activité, il faut se concentrer sur son cœur de métier. À cet effet, pour gagner en performance, en productivité et en compétitivité il convient de se tourner vers des outils spécifiques. Le logiciel de gestion figure parmi les solutions utilisables. Nous vous invitons à découvrir à travers cet article les fonctionnalités clés que doit posséder ce type de programme.

Les avantages d’opter pour un logiciel de gestion

Se servir d’un tel outil procure de nombreux avantages. Vous pouvez utiliser le logiciel Sage X3 pour opérer une gestion optimale de votre entreprise. Vous constaterez vite les résultats positifs issus de son usage et vous ne pourrez plus vous en passer.

Une optimisation de votre temps et de vos ressources

Le gain de temps est le premier avantage de l’usage d’un logiciel de gestion. En effet, celui-ci traduit fidèlement les flux de votre entreprise grâce à l’automatisation de vos activités et de vos process. Il donne à vos employés plus de temps libre qu’ils pourront utiliser pour réaliser des activités à plus forte valeur ajoutée. Cet outil vous permet également de dire adieu aux tâches chronophages et répétitives, aux saisies manuelles et aux erreurs de calcul. En outre, vous pouvez éviter de passer des heures à rassembler les informations et à les traiter. La solution vous fait donc gagner du temps, mais aussi de l’argent.

Une centralisation de vos données

Un logiciel de gestion permet à vos équipes d’accéder à des informations centralisées. En effet, cet outil réunit plusieurs fonctionnalités telles que la comptabilité, le traitement de la paie et des fichiers clients, etc. Il n’est donc plus question de passer son temps à rentrer les mêmes données dans plusieurs programmes. Ainsi, il est aussi possible d’éviter de faire des doublons.

Une vision globale de votre entreprise

Grâce à un logiciel de gestion, vous pouvez profiter d’une vision globale des données de votre entreprise. Vous pouvez également avoir accès à toutes les informations et à tous les indicateurs de performances nécessaires à la prise de décision. Vos données sont disponibles en temps réel et les reportings sont paramétrables et sélectionnables en fonction de vos besoins. L’outil vous aide aussi à avoir des prévisions concrètes et précises afin de piloter efficacement votre société.

Une amélioration de la coordination de vos équipes

Une entreprise interagit avec de nombreux acteurs en interne et en externe. Nous pouvons par exemple citer les employés entre eux, les différents services, les clients, les fournisseurs, la compagnie d’assurance, la banque, etc. Il est difficile de s’organiser, de mener à bien ses missions et de respecter les délais entre toutes ces parties prenantes. L’utilisation d’un logiciel de gestion constitue alors une solution presque indispensable. L’outil facilite le travail avec l’automatisation et la fiabilisation des flux d’échanges. Il permet d’intégrer des fonctionnalités de gestion d’équipe et de projet avec attribution des tâches. Ainsi, il simplifie la coordination de vos salariés et celle des entités externes.

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Une augmentation de votre performance

Que votre société soit une PME, une ETI ou une grande entreprise, un logiciel de gestion créera un environnement de travail plus productif. Après avoir rationalisé votre activité et fiabilisé votre processus, la compagnie gagnera en performance. Vous constaterez aussi une optimisation de vos ressources et une accélération de vos prises de décision. Il devient également plus facile d’appliquer les réglementations en vigueur concernant votre secteur. En somme, vous posez un cadre de travail agile et évolutif dans un environnement d’affaires constamment en changement et parfois très concurrentiel.

Une sécurisation de vos informations

Une entreprise détient d’innombrables informations. Cela va de la liste des clients et des prospects aux factures, en passant par les devis, les commandes et les rapports comptables. Tout cela est précieux et possède une importance capitale pour le bon fonctionnement de l’activité de la société. Vous devez donc toujours penser à protéger vos données. À cet effet, les stocker sur des ordinateurs personnels susceptibles de rencontrer des pannes et de cyberattaques n’est pas suffisant. Cela constitue d’ailleurs un risque démesuré et irresponsable. Nous vous conseillons plutôt de centraliser l’ensemble des informations dans un logiciel de gestion. Il s’agit du choix le plus fiable. L’outil vous fait profiter d’un stockage sans faille grâce à des mécanismes de chiffrage de données et des copies de sécurité régulières.

Une meilleure image de votre entreprise

Les actions que vous entreprenez renvoient une image professionnelle de vous-même et de votre établissement. Ainsi, en utilisant un logiciel de gestion, vous paraissez comme quelqu’un de sérieux et de soucieux de votre business. Cela vous permettra de construire une relation de confiance avec vos clients ainsi qu’avec toutes les autres parties prenantes de votre affaire.

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Le logiciel idéal pour gérer votre business

L’outil gère vos activités de manière simple et intuitive. Il planifie et pilote vos projets, assure un suivi réel et agit en apportant les modifications nécessaires. Tout cela est mis en place afin d’optimiser le fonctionnement et la rentabilité des actions de l’entreprise.

Tout d’abord, le logiciel réalise la saisie du budget et d’un avancement puis planifie vos équipes par journées. Ensuite, il étudie et ventile le premier sur quatre grands thèmes. Il s’agit des frais, de la main-d’œuvre, des achats et des ventes.

L’objectif est d’uniformiser tout le système d’administration et de faciliter le traitement des données commerciales et administratives. À cet effet, avec ses différents avantages clés, il est plus que nécessaire de se servir d’un logiciel de gestion.

La facturation digitalisée grâce au logiciel de gestion

Le principe de la digitalisation des factures est assez simple. Il consiste à remplacer le processus d’échanges de documents (factures) papiers par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces derniers peuvent avoir plusieurs origines. Il peut s’agir de données à traiter existant déjà sous un format électronique, sous la forme de fichiers structurés ou non structurés. Par ailleurs, contrairement aux idées reçues, la dématérialisation des factures ne se limite pas à numériser ni à scanner les factures en papier. Il s’agit en réalité d’un processus complet qui compte :

  • la numérisation : la création d’une copie numérique d’un document au format papier,
  • la saisie de données : l’intégration manuelle de données dans la mémoire d’un appareil électronique,
  • le traitement OCR : la conversion d’une image ou d’un texte en format texte lisible par une machine avec la reconnaissance optique de caractères,
  • l’extraction d’informations : la capture de contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de Lecture Automatique de Document (LAD),
  • l’indexation : la description et la caractérisation d’un document,
  • l’archivage : le recueil, la classification et la conservation d’un document.
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Un logiciel de gestion digne de ce nom contient cette dernière fonction qui est sans doute une des plus utiles pour votre entreprise.

La meilleure gestion de votre budget avec un tel logiciel

Il est satisfaisant de réaliser un bon chiffre d’affaires. Cependant, faire payer en temps et en heure ainsi que dégager une belle marge sont encore mieux. Assurer un contrôle très fin de votre trésorerie est alors primordial. Cela permet de maintenir un équilibre durable entre vos recettes et vos dépenses. Un logiciel de gestion peut vous aider à surveiller de près ces deux derniers. Il vous donne en temps réel une vision des factures impayées ainsi que des dépenses à venir et vous établit un bilan d’activité à tout moment. L’outil vous permet alors de générer des plans budgétaires et des tableaux de bord personnalisés.

Un logiciel de gestion vous donne aussi l’occasion de paramétrer la fréquence de production des situations et des rapports. De plus, grâce à lui, vous pouvez choisir la granularité et le niveau de détail du processus budgétaire. Il simule ce dernier selon des scénarios conjoncturels. Enfin, il vous offre la possibilité d’accéder à une solution en mobilité de n’importe quel terminal connecté.

L’aide à la gestion de vos clients et fournisseurs

Un logiciel de gestion centralise vos données clients et prospects tout en améliorant l’efficacité de vos actions commerciales et celles de vos campagnes marketing. Il s’agit d’un outil indispensable au développement d’une entreprise. Dans le cadre de la gestion des clients, il peut :

  • simplifier la gestion des données clients et prospects,
  • augmenter les ventes,
  • optimiser la communication au sein de la structure,
  • communiquer efficacement avec la clientèle,
  • tirer le meilleur parti d’une campagne marketing.

Dans le cadre de la gestion des fournisseurs, la solution aide les professionnels à rationaliser les opérations liées à l’audit. Il contribue aussi à l’évaluation des risques, aux enquêtes, aux investigations, etc. Il réalise également des suivis et des reportings détaillés. Il analyse les dépenses, gère la conformité et automatise la collaboration.

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La gestion de la production

Un logiciel de gestion intègre automatiquement un outil de Gestion de la Production Assistée par Ordinateur (GPAO). Celui-ci permet de gérer efficacement l’ensemble des activités de production. Il contribue aussi à optimiser votre chaîne de fabrication en termes de productivité, d’efficacité et de qualité. La solution est idéale pour de nombreuses entreprises. Nous ne parlons pas seulement de celles de production manufacturière travaillant à la commande ou sur stock. Elle touche également les entreprises de productions répétitives en petite, moyenne et grande séries.

Il est idéal d’œuvrer avec une GPAO complète, évolutive et intuitive. Cela permet d’observer en temps réel la production et la sous-traitante. À l’aide de cet outil, vous pouvez également maîtriser les délais ainsi que les coûts de production, puis de suivre les stocks.

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