La rédaction d’un contrat de travail en entreprise peut être une étape fastidieuse, et contraignante pour les services des ressources humaines. Ce document spécifique doit répondre à certaines obligations réglementaires, notamment l’intégration des clauses RGPD. L’absence de ces mentions peut engendrer de graves conséquences en cas de litiges. Chaque contrat de travail devra être rédigé de manière personnalisée en fonction du poste à pourvoir. Pour vous éclaircir sur le sujet, voici tout ce que vous devez savoir sur une clause rgpd contrat de travail.

Qu’entend-on par clause rgpd contrat de travail ?

La clause RGPD peut être définie comme une disposition particulière au contrat de travail qui permet de fournir des informations spécifiques aux salariés sur le traitement de leurs données à caractère personnel. Les données personnelles concernent toutes les informations qui se rapportent à un salarié. Pour en savoir davantage sur la clause rgpd contrat de travail, cliquez ici. Les données peuvent concerner :

• l’identification du salarié : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité, l’adresse personnelle ainsi que les références ;
• les informations professionnelles du salarié : les diplômes, les évaluations de connaissances, les formations, les dates et résultats des entretiens d’évaluation ;
• les fiches de paie et obligations légales : le numéro de sécurité sociale, la situation familiale, les enfants à charge, le salaire ;
• les déclarations de maladie et d’accident de travail.

Cette clause peut être appelée clause de protection des données personnelles. Chaque salarié doit alors être informé de l’utilisation de ses données.

La clause RGPD doit-elle être incluse dans le contrat de travail ?

La clause de protection des données personnelles peut être incluse dans le contrat de travail de chaque nouveau salarié d’une entreprise. 

Pour les salariés datant d’avant l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD), un avenant à leur document peut être prévu pour intégrer la clause rgpd contrat de travail. Pour ne pas alourdir le contrat, certains employeurs peuvent aussi rédiger une notice d’informations à remettre à chaque salarié, avec les mentions obligatoires à mettre au point. Les signatures des salariés concernés devront être recueillies pour avoir une trace écrite des consentements.

Les 6 clauses essentielles dans un contrat de travail

Selon la réglementation, certaines mentions obligatoires doivent figurer dans le contrat de travail pour informer les salariés de la protection de leurs données personnelles. Voici toutes les clauses à intégrer dans le contrat :

La finalité du traitement de données

Les objectifs du traitement de données personnelles de chaque salarié doivent être définis en amont. Le traitement de ces informations professionnelles ne devrait se faire que dans le cadre des finalités recherchées. Les traitements de données sont par exemple nécessaires pour la gestion du personnel, pour le traitement des salaires ou pour les déclarations sociales.

Le droit du salarié

Les salariés d’une entreprise doivent absolument être informés de leurs droits sur les données personnelles collectées :

• un droit d’accès ;
• un droit de rectification : chaque salarié a le droit de changer et de corriger une information personnelle ou professionnelle, dans le cas d’un changement d’adresse par exemple ;
• un droit à la portabilité des données, permettant aux personnes concernées de demander l’utilisation de leurs données à caractère personnel ;
• un droit d’opposition : un salarié peut ne pas autoriser la réutilisation de ses données à des fins commerciales ou stratégiques au sein de l’entreprise ;
• un droit d’effacement, qui permet de demander la suppression de toutes les informations les concernant.

L’employeur devra préciser les modalités d’exercice de ces droits. 

La durée de conservation des données

La clause de protection des données personnelles doit inclure la durée de conservation des informations collectées. Cette durée doit respecter les exigences de la réglementation en vigueur. Il est possible de prévoir une durée de conservation égale à la durée de validité du contrat de travail pour plus de simplicité. Après le départ d’un salarié d’entreprise, la durée de conservation de ses bulletins de paie peut aller jusqu’à 5 ans.

La sécurisation et l’accès aux données

Le système de sécurisation des données doit être porté à la connaissance de chaque salarié. L’employeur peut par exemple mentionner le stockage de ces informations personnelles dans un serveur local sécurisé ou dans un cloud. L’accès aux données personnelles ne peut être accordé qu’à des personnes habilitées pour garantir une protection maximale.

La confidentialité

Une clause de confidentialité peut être signée dans le cadre d’une clause RGPD. C’est une clause qui garantit la protection des données personnelles des autres salariés. Les responsables concernés par le traitement des données au sein de l’entreprise sont tenus de s’engager au respect et à la confidentialité de chaque information. C’est un engagement qui peut rester effectif même après la cessation de leurs fonctions.

Le consentement du salarié

La rédaction de la clause de protection des données personnelles vise à recueillir le consentement de chacun des salariés présents au sein de l’entreprise. Le fait de signer le document permet au salarié d’être consentant à la collecte et au stockage de ses données.

Pourquoi rédiger des clauses dans un contrat de travail ?

Outre le respect de la réglementation, une clause est une disposition qui est conclue entre un employeur et son salarié. Elle définit l’ensemble des droits et des obligations de ces parties contractantes. Une clause a pour principal objectif de fixer des règles spécifiques à respecter par chacun. Elle peut alors être personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise et des salariés. Avant la rédaction de clauses dans un contrat de travail, il devient indispensable de connaitre les dispositions réglementaires imposées par la loi.

Faire appel à un professionnel pour la rédaction de vos contrats de travail

Comme vous pourrez le constater, la rédaction d’un contrat de travail peut constituer une contrainte supplémentaire pour une entreprise sur le marché. Pour vous simplifier la tâche, il est tout à fait possible de faire appel à un professionnel. Il sera en mesure de vous accompagner dans la rédaction de vos contrats de travail selon les normes. Grâce à son savoir-faire et expertise, aucun risque d’oublier une mention obligatoire imposée par la loi. Il propose une assistance complète dans le cadre d’un recrutement pour un gain de temps énorme dans la réalisation de votre projet d’entreprise. C’est le mieux placé pour vous informer, et vous éclaircir sur certains aspects de la loi qui ne sont pas toujours clairs et concis.

Quel budget pour la rédaction d’un contrat de travail ?

Les tarifs pratiqués par les professionnels sur le marché varient en fonction du type de prestation sollicité. La grande majorité des experts proposent un système tarifaire à la demande. Il est alors conseillé de sélectionner quelques-uns, et demander un devis pour les prestations sollicitées. Votre entreprise pourra ainsi faire quelques comparatifs, et choisir l’offre qui sera la plus en adéquation avec le budget disponible. N’hésitez pas à suivre des formations spécifiques en RGPD pour en savoir davantage sur les obligations ainsi que les exigences de cette réglementation européenne pour les entreprises et leurs salariés.