Traduire un appel d’offre : comment procéder ?

De nombreuses entreprises et institutions publiques lancent un appel d’offres pour sélectionner leurs prestataires de services. Si vous voulez lancer un appel d’offres international, vous avez souvent besoin de services de traduction pour le dossier. Pour augmenter vos chances de remporter le contrat, vous devez alors savoir comment traduire une offre (également appelée tender en anglais).

L’importance des appels d’offres à l’international

Un appel d’offres est lancé pour trouver un fournisseur de produits ou de services à un prix raisonnable et conformément aux exigences techniques définies dans le cahier des charges. L’objectif d’un appel d’offres est de mettre les soumissionnaires en concurrence pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix.

Dans les multinationales, la procédure d’appel d’offres est souvent gérée depuis le siège social. L’appel d’offres est ensuite publié en anglais, la langue internationale des affaires. Même s’il s’agit d’un contrat d’une mission locale, dans ce cas, le texte de l’offre doit être en anglais. Les organisations internationales, telles que les ONG et les départements du système des Nations Unies, communiquent également en anglais pour leurs appels d’offres.

Avec un appel d’offres international, une entreprise locale a une portée beaucoup plus grande pour trouver des fournisseurs. Une entreprise d’Amsterdam peut ainsi conclure un partenariat avec une entreprise allemande. Dans ce cas, il est nécessaire de rédiger un document en allemand pour susciter l’intérêt des prestataires ou fournisseurs potentiels.

Pourquoi rédiger ses appels d’offres dans une langue étrangère ?

Si, en tant qu’entreprise, vous voulez conquérir de nouveaux marchés avec une autre langue nationale, vous devez avoir les moyens de communiquer dans cette langue. Toutefois, le format d’un bon document d’appel d’offres ne se limite pas à une connaissance courante ou commerciale d’une langue. Ici, la maîtrise du langage technique est nécessaire pour élaborer toutes les spécifications du document d’appel d’offres. Une parfaite maîtrise de la traduction spécialisée des appels d’offres est donc également nécessaire pour rédiger un document fiable.

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Il est en fait préférable de rédiger l’appel d’offres dans votre langue de travail habituelle, puis de le faire traduire par un traducteur professionnel spécialisé dans les services de traduction pour votre appel d’offre. De cette façon, vous avez plus de chances de trouver des soumissionnaires qui correspondent exactement à vos exigences.

Comment traduire un appel d’offres ?

Avez-vous choisi de lancer un appel d’offres international ? Il existe plusieurs méthodes pour le traduire. Cependant, nous en déconseillons certains en raison de leurs mauvais résultats. Néanmoins, nous les listons pour vous avec leur domaine d’application.

Traduction humaine

Le traducteur humain est le meilleur choix pour traduire un appel d’offres. Lorsque vous faites appel à un traducteur professionnel, vous pouvez également compter sur son domaine d’expertise. Par exemple, si vous souhaitez postuler auprès d’une entreprise hollandaise, il faudra alors faire appel aux services d’un traducteur français néerlandais. Le traducteur peut adapter le document aux subtilités culturelles et techniques de la langue cible. Il ou elle utilise les termes techniques dans le bon contexte et atteint ainsi une plus grande précision. Grâce à la créativité du traducteur, les nuances sont fidèlement travaillées.

Traduction automatique

Les outils gratuits de traduction automatique en ligne, tels que Google Translate ou Microsoft Translator, ne traduisent rien du tout. Ces outils recherchent et comparent des phrases dans une énorme base de données et proposent la traduction sans en avoir vérifié la qualité. Il n’y a pas de linguiste ou de traducteur impliqué ici. Ces résultats de traduction automatique sont plus ou moins utiles pour votre communication personnelle quotidienne. En revanche, ils ne conviennent pas aux textes professionnels tels qu’un appel d’offres. Les documents d’appel d’offres contiennent des chapitres spécialisés avec un risque élevé d’erreurs.

Traduction assistée par ordinateur

Bien que cette méthode soit beaucoup plus précise que la traduction automatique, la traduction assistée par ordinateur reste un processus sans intervention humaine. La qualité de la traduction dépend du logiciel ou SaaS (Software as a Service).

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Si vous voulez respecter le style du document original en français, utilisez le moins possible la traduction assistée par ordinateur. Surtout dans les sections techniques, juridiques et financières, chaque mot prend une signification juridique.

Quels sont les avantages d’un appel d’offres international ?

La traduction de vos propositions professionnelles internationales peut être de grande qualité, mais si le texte source contient des erreurs, sa distribution ne sera pas rentable. Il est donc préférable de bien connaître les obligations rédactionnelles dans un appel d’offres :

  • Pour les organisations, les autorités locales et régionales, les appels d’offres doivent être effectués selon une politique interne spécifique. Un organisme travaillant dans le domaine de la protection de l’environnement ciblera donc spécifiquement les candidats qui peuvent répondre aux exigences écologiques. Ces questions doivent être traitées dans une section spécifique de l’offre.
  • Vous devez connaître les exigences légales du contrat que vous souhaitez attribuer. Il existe d’importantes différences de procédure lors de l’attribution des contrats.
  • Il est important de connaître vos concurrents potentiels afin de proposer une offre rentable et mutuellement bénéfique. Rassemblez donc au préalable les informations nécessaires sur le marché. Une étude de marché permet également de connaître les coûts habituels des autres entreprises du secteur. Cela peut être utilisé pour déterminer une estimation qui servira de guide pour une analyse plus approfondie des offres.
  • Avant de participer à un appel d’offres international, il est important d’évaluer la solidité financière de l’entreprise. Une entreprise doit être en mesure d’absorber tout manque à gagner. Si le cash-flow est trop faible pour financer le projet, les risques ne peuvent pas être couverts. Si une entreprise a une capacité de charge saine, elle peut souscrire une assurance spécifique en conjonction avec les propositions.
  • Créez un document d’appel d’offres soigné, tant au niveau de la présentation que de la traduction. En plus des couleurs de votre entreprise, ajoutez des éléments visuels qui font référence à la culture du pays cible.
  • Vous pouvez suivre une formation sur les marchés publics : cela vous permettra d’optimiser vos chances d’attirer les meilleurs partenaires.

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