La GED pour les nuls : Définition et usages

Rate this post

À l’ère du numérique, les entreprises génèrent une grande quantité de documents électroniques. La gestion de tous ces documents entre les services peut vite devenir une source de problèmes. C’est pour cela qu’un logiciel de GED est la solution pour faciliter le travail et gagner du temps.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion électronique des documents ? (GED)

La GED, Gestion Électronique des Documents, représente un outil numérique permettant aux entreprises de numériser ses documents papier, de les stocker, de les utiliser, de les organiser, de les partager, d’en créer mais également d’en supprimer.

Quelle est l’utilité d’une GED pour les entreprises ?

L’objectif de cette solution de gestion des documents consiste avant tout à simplifier la gestion de l’ensemble des documents administratifs d’une société, depuis les factures aux contrats, en passant par les dossiers des employés et les données des clients.

La mise en place de la dématérialisation des documents engendre un important gain de temps car elle permet à une entreprise d’améliorer son efficacité et sa productivité. Elle contribue à fluidifier les échanges entre les collaborateurs, tout en réduisant le risque de perte de données.

La gestion électronique de documents a plusieurs fonctionnalités :

  • L’automatisation du classement, selon des règles préalablement paramétrées,
  • la recherche organisée à partir des métadonnées ou du contenu,
  • la consultation et le téléchargement des documents,
  • le partage en interne et le travail collaboratif,
  • la traçabilité des différentes versions d’un document et de ses modifications successives,
  • la flexibilité afin de s’adapter aux spécificités des métiers,
  • l’interopérabilité permettant à la GED de communiquer avec tous les outils et applicatifs du Système Informatique (SI) de l’entreprise,
  • la conservation adaptée aux exigences du métier.
Lire aussi  Le Marché Caché: Les Risques et Réalités du Travail au Noir Bien Payé

Comment mettre en place une solution de gestion documentaire ?

Pour mettre en place une solution de GED, il faut trouver une plateforme commune adaptée aux besoins en gestion documentaire et aux objectifs de l’organisation.

Les principales étapes de la GED :

  • L’acquisition des documents

Il faut savoir la quantité et la nature des documents : fichiers numérique ou documents papier. Si l’entreprise à un stock d’archive, la numérisation est alors nécessaire pour ces documents qui ne sont pas natifs numériquement.

  • Le classement et l’indexation des fichiers

Le classement et le référencement s’appuient sur différents critères comme la date de création du fichier, le numéro ou le nom du client. L’indexation est réalisée à partir des mots-clés, des métadonnées et du contenu. Ils permettent une description fine du document et facilitent les requêtes de recherche.

  • Le partage des données

Le partage des données entre collaborateurs peut s’effectuer par intranet ou internet. Il faut prévoir les droits d’accès, de modification et de suivi.

La GED regroupe l’ensemble des actions et des outils pour structurer les documents de différents natures, rattachés aux divers services d’une organisation. Elle est le pilier autour duquel se construit l’architecture des données d’une entreprise puisqu’elle regroupe l’ensemble des documents numériques.

Partager :

Twitter
Telegram
WhatsApp

Plus d'actualité