Pour se développer et satisfaire continuellement ses clients, toute entreprise a besoin d’acheter des biens et des services. Cependant, des dépenses non maîtrisées peuvent s’avérer très préjudiciables pour l’essor de la société. Il est donc primordial de booster vos processus d’achat à travers des techniques précises et efficaces. Découvrez ici les pistes incontournables pour optimiser vos processus d’achat. 

Définir une politique précise et situer les responsabilités de chacun

La première étape pour faire passer vos processus d’achat à un niveau supérieur consiste à mettre en place une politique claire. Il existe différents processus efficaces sur lesquels vous pouvez vous baser pour y arriver. Parmi les plus employés par les entreprises figure le procure to pay. Il s’agit d’une politique qui vous permet de suivre une ligne directrice pour l’ensemble des décisions d’achat à prendre.

Pour y arriver, vous devez définir des objectifs et des axes stratégiques précis à atteindre. Cela vous permet de maîtriser la gestion des prix d’achat, la globalisation des achats, la maîtrise des surcoûts à court, moyen et long terme.   

Outre la mise en place d’une politique d’achat claire, vous devez situer les responsabilités des différents membres de votre équipe d’achat. En effet, vous devez à tout prix faire intervenir les collaborateurs clés dans le process P2P tout en leur expliquant clairement leurs rôles. Pour réaliser cet impératif, vous pouvez vous servir d’un tableau de bord. Cela vous aidera à connaître les intervenants ainsi que leur participation au sein des processus. Ainsi, vous éviterez les éventuels chevauchements entre les différentes actions à mener. 

Tisser des liens solides avec les fournisseurs

Une autre astuce à exploiter pour booster vos processus d’achat est liée aux relations avec vos fournisseurs. En effet, il s’agit là d’un défi majeur à relever pour obtenir des processus d’achat optimaux. Vous devez veiller à ce que vos fournisseurs soient motivés à collaborer avec vous sur le long terme. Pour cela, votre équipe d’achat doit être composée de personnes dotées d’un bon relationnel. Cela permettra de développer et de maintenir dans le temps de bonnes relations avec les fournisseurs.

Chaque membre de l’équipe d’achat doit être en mesure de garder à l’esprit l’importance de sa fonction dans le processus de négociation. Laquelle fonction doit représenter une véritable force proactive pour favoriser l’amélioration continuelle des conditions d’achat. Toutefois, il est fortement avisé de penser un modèle standard pour permettre aux fournisseurs de savoir s’y prendre pour vous faire de meilleures propositions de biens et services. Ainsi, votre société pourra profiter de contrats plus qualitatifs et rentables.  

Faire la part entre l’utile et le superflu

Pour avoir de meilleurs processus d’achat, vous devez être en mesure de faire un dispashing précis entre ce qui vous est nécessaire et ce qui est peu utile. En identifiant les biens et services qui sont indispensables pour le fonctionnement de votre société, vous parviendrez à supprimer le superflu. Cela vous permettra de réduire les coûts tout en fixant des plafonds de dépenses plus raisonnables. Ce faisant, vous impacterez positivement votre rentabilité. Pour cela, basez-vous sur vos KPIs et vos historiques d’achat.  

Opter pour un logiciel de gestion des achats

À l’ère du numérique, il est très complexe, voire impossible, d’être performant dans la gestion des achats sans se servir d’un outil intuitif. Utiliser un logiciel de gestion des achats vous permet d’éviter les erreurs humaines et les longs délais de paiement. L’importance d’un logiciel de gestion des achats est telle qu’elle s’imposera très prochainement à toutes les entreprises. Il en est ainsi d’autant plus que la facturation électronique sera obligatoire dans un proche avenir.

Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats vous permet de gagner du temps. En effet, grâce à cet outil, il vous suffit de quelques clics pour réaliser toutes les opérations liées à vos processus d’achat. La gestion des fournisseurs, la transparence et l’accessibilité des données sont possibles grâce à cet outil numérique.

En outre, la création des demandes des bons de commande est presque automatique. Mieux, les approbations sont plus rapides, car les signatures peuvent se faire automatiquement.