Force est d’admettre que la gestion du budget en entreprise est une préoccupation constante de tout dirigeant, a fortiori des équipes financières ainsi que de l’ensemble des responsables de services. Nous vous donnons des conseils pour vous aider à gérer efficacement le budget en entreprise.
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Un outil PPM pour gérer votre budget en entreprise
La gestion budgétaire en entreprise n’est pas un exercice facile et se révèle particulièrement épineuse. Il existe toutefois une multitude d’outils vous permettant de la mener à bien, de façon plus efficace et agile. On note parmi ces derniers les plateformes de gestion de portefeuille des projets, plus couramment connus sous le nom d’outils PPM (project portfolio management). Là où les logiciels PM (project management) permettent une gestion optimisée d’un projet donné, un outil PPM est conçu de manière à vous permettre de gérer efficacement et avec assurance votre budget.
Une telle solution vous fait profiter d’une multitude d’avantages parmi lesquels on compte la gestion optimisée de vos projets, tant au niveau opérationnel que stratégique. La plateforme vous offre une vision à 360° sur ces derniers et sur leurs différents jalons de manière à améliorer les démarches de priorisation selon votre stratégie. Elle garantit une transparence infaillible sur tout ce qui s’articule autour de la gestion de votre portefeuille. On note également la normalisation des processus de gestion et l’établissement des connexions entre les projets.
Un outil PPM est aussi la promesse d’une gestion plus fine de vos ressources et vous aide à les utiliser avec justesse. Il vous offre un aperçu transparent et complet des moyens financiers, humains et matériels dont vous disposez et vous permet d’optimiser ceux affectés à chaque projet. Nous pouvons ajouter à tout cela le reporting régulier que permet l’outil. Celui-ci est aussi exhaustif que détaillé afin de vous permettre de suivre de plus près les performances de vos activités et de votre équipe, d’identifier les facteurs de blocage et de faire avancer vos projets en toute sérénité.
Une solution PPM ne manquera pas de responsabiliser les chefs projet, d’engager davantage vos collaborateurs, d’articuler la gestion de vos activités autour de l’agilité, de vous permettre d’anticiper facilement les risques, etc. Ainsi, tout cela vous aidera à gérer efficacement votre budget en entreprise, de gagner en sérénité dans le pilotage de votre activité et d’être plus efficace lors des prises de décisions stratégiques.
Définissez un budget prévisionnel
Par budget prévisionnel, on entend un état comptable permettant de prévoir les charges (dépenses) et les produits (recettes) d’une entreprise sur un exercice comptable. Il vous permet de valider aussi bien la viabilité que la performance et la rentabilité de votre activité à partir des données prévisionnelles. C’est également un puissant outil d’aide à la décision. Grâce à cette feuille de route, vous pouvez prendre des décisions éclairées au bon moment. Définir un budget prévisionnel, c’est aussi anticiper efficacement la trésorerie de votre entreprise à la fin de chaque mois.
Il facilite de plus les demandes de financement, vous donne la possibilité de contrôler votre croissance et vous aide à fixer vos objectifs annuels en toute connaissance de cause. Il vous permet d’affecter intelligemment les ressources de votre entreprise à chaque poste de dépenses. Ainsi, vos équipes peuvent se projeter facilement dans l’exercice à venir en ayant une idée précise du budget alloué à leurs projets. Son établissement commence inexorablement par la prévision des ventes. Il s’agit de prévoir le niveau de vente que vous espérez atteindre mensuellement afin de mieux calibrer les dépenses à venir et de simuler au mieux les résultats en fin de période.
La production peut ensuite se servir de cette prévision dans une optique d’estimation des volumes à produire, des charges afférentes et des ressources nécessaires. Il est ensuite question de prévoir l’ensemble de vos charges courantes, puis de les regrouper par catégories. Parmi ces charges figurent les achats fournisseurs, les charges du personnel, les frais de gestion, les frais de fonctionnement, le budget alloué au marketing, les frais bancaires, les impôts et les taxes, etc.
Pensez à reprendre les informations des exercices précédents pour éviter les oublis. Vient enfin l’élaboration du budget de trésorerie pour chaque mois à partir du budget prévisionnel préalablement établi. Pour le calculer, il convient de cumuler le solde de trésorerie en début de mois, les encaissements et les décaissements. Pensez à tenir à jour votre prévisionnel en cours d’année. N’étant pas figé, il n’est autre qu’une approximation qui s’affine avec le temps. Son actualisation doit idéalement se faire à l’aube de chaque mois.
