Arkevia : zoom sur un coffre-fort numérique pour fiche de paie

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Arkevia est un coffre-fort numérique innovant qui permet aux entreprises d’offrir des fiches de paie sécurisées à leurs employés. Avec Arkevia, les entreprises peuvent s’assurer que leurs données de paie sont stockées de manière sécurisée et sont accessibles uniquement aux personnes autorisées. Cet article vous donnera un aperçu des principales fonctionnalités d’Arkevia et des avantages qu’il offre aux entreprises et à leurs employés. Nous examinerons également le processus d’inscription et de mise en place et comment Arkevia peut aider les entreprises à accroître leur productivité et leur efficacité.

Les entreprises bénéficient de nombreux avantages grâce à la digitalisation des processus administratifs et en particulier de la gestion de la paie. Cependant, elles doivent veiller à ce que les données soient stockées dans des systèmes de sécurité et pratiques pour les utilisateurs. C’est là que l’importance du coffre-fort électronique se révèle. Dans cet article, nous vous présentons Arkevia coffre-fort numérique, un spécialiste de l’archivage des bulletins de salaire.

Bulletins de paie électroniques et solutions de stockage numérique

Les bulletins de paie numériques ont été introduits pour la première fois dans les années 2000. Plus précisément, en France, c’est en 2009 que leur utilisation s’est répandue dans de nombreuses entreprises. Leur objectif est de faciliter l’obtention des fiches de paie des salariés de façon dématérialisée.

Cependant, c’est en 2016 que la législation a défini un cadre réglementaire relatif à l’utilisation des bulletins de paie numériques. En effet, la loi Khomri du 8 août de cette année-là a donné plus de détails sur ce nouveau phénomène de dématérialisation. Il est notamment stipulé que l’employeur doit informer le salarié de la distribution de sa fiche de paie via un coffre-fort numérique, sans avoir besoin de son aval.

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Le développement de l’utilisation des bulletins de paie a engendré un autre besoin. Celui du stockage numérique, en quelque sorte une archivage virtuelle qui permet de les classer et de les conserver. C’est ainsi que sont apparus des services d’achat ou de location de coffres-forts numériques tels qu’Arkevia pour les entreprises.

Informations sur le coffre-fort numérique Arkevia

Arkevia est une solution de stockage sécurisée qui offre aux entreprises la possibilité de conserver des documents précieux et confidentiels. Cela peut inclure des fiches de paie, des factures, des pièces d’identité, des documents administratifs, etc. 

Arkevia est conçu selon les normes en vigueur sur les coffres-forts virtuels pour l’archivage numérique en France. Si un salarié préfère ne pas recevoir ses fiches de paie sur ce support, il peut en faire la demande à son employeur dans un délai de trente jours.

Apprenez-en plus sur le fonctionnement du coffre-fort numérique Arkevia

Les possibilités offertes par les coffres-forts numériques comme Arkevia à leurs employeurs diffèrent de ceux des employés.

Pour les employés

Chaque fois qu’un bulletin de paie ou un document est partagé avec eux, Arkevia envoie une notification par courriel à l’employé. Il peut alors se connecter à son espace personnel via ses identifiants et consulter tous les nouveaux documents qui s’y trouvent.

Avec Arkevia, les utilisateurs peuvent créer des dossiers personnels pour gérer leurs documents électroniques plus efficacement. Ils peuvent également partager leurs fichiers ou les télécharger en format PDF, si nécessaire.

Pour les employeurs

Lorsqu’une entreprise a besoin d’un espace virtuel privé et sécurisé pour stocker des informations, elle peut s’inscrire aux services d’Arkevia, un coffre-fort numérique conforme aux normes de la législation française. Les employeurs peuvent y déposer des documents personnels ou partagés avec leurs employés.

Les avantages offerts par Arkevia

Adopter Arkevia, un logiciel de stockage de fiches de paie, fournit de nombreux avantages aux utilisateurs. Voici les principaux.

Garantit la sécurité et l’archivage des documents

La principale fonction d’un coffre-fort électronique est de conserver en sécurité des informations précieuses (telles que les fiches de paie et autres documents importants). Ces documents sont à l’abri des risques d’incendie, d’inondation, de vol, etc.

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Les données sont également conservées grâce au cloud qui alimente le coffre-fort. Ainsi, Arkevia assure le rôle de stockage des fiches de paie des employés. Cette fonction est indépendante du nombre de documents à archiver et ces derniers sont conservés pendant une cinquantaine d’années, ce qui garantit une meilleure traçabilité.

De plus, les systèmes de sécurité informatique proposés par Arkevia permettent aux salariés et à l’entreprise de ne pas perdre leurs données à cause des virus et autres logiciels malveillants.

Les documents conservent leurs authenticité et leur validité

Les documents administratifs et les fiches de paie stockés virtuellement sur Arkevia ont la même valeur que leurs versions papier et physique. Ils ont une valeur juridique et probante. Ce ne sont pas juste des copies numériques.

Le service RH est déchargé et les salariés sont autonomes

En utilisant Arkevia, les services des ressources humaines gagnent du temps et réduisent leur charge de travail. Ils n’ont plus à imprimer (et parfois en plusieurs exemplaires) certains documents.

De plus, grâce à Arkevia et aux coffres-forts numériques, les employés peuvent accéder à leurs informations quand ils le souhaitent… même le week-end, la nuit et où qu’ils soient, ils ont accès à leurs données. Même lorsqu’ils quittent l’entreprise, ils peuvent toujours y accéder, à condition d’avoir une connexion à internet et un smartphone/tablette/ordinateur.

Autres avantages liés à l’utilisation d’Arkevia

D’autres avantages liés à l’utilisation de ce coffre-fort numérique sont : 

  • Une démarche innovante et écologique de l’entreprise ;
  • La réduction des coûts d’impression ;
  • Une meilleure expérience des salariés…​​
  • CatégorieDIGITAL – TECH

    Qu’est-ce qu’Arkevia ?

    Réponse:

    Arkevia est un coffre-fort numérique pour la gestion des fiches de paie des salariés. Il permet aux entreprises de stocker et de partager les fiches de paie de leurs employés en toute sécurité et en toute confidentialité.

    Comment Arkevia fonctionne-t-il ?

    Réponse:

    Arkevia fonctionne grâce à une plateforme en ligne sécurisée qui permet aux entreprises de stocker, partager et contrôler l’accès des fiches de paie des employés. Il s’agit d’un système de gestion des fiches de paie en ligne qui offre une sécurité et une confidentialité optimales. Les entreprises peuvent contrôler qui a accès aux fiches de paie et à quel moment.

    Quel est l’avantage d’utiliser Arkevia ?

    Réponse:

    L’utilisation d’Arkevia permet aux entreprises de gérer leurs fiches de paie de manière sécurisée, facile et rapide. Cela leur permet de gagner du temps et de l’argent, car ils n’ont pas à imprimer et à stocker les fiches de paie dans des formulaires papier. En outre, Arkevia offre une plus grande sécurité et confidentialité, permettant aux entreprises de s’assurer que les informations confidentielles ne sont pas divulguées.

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